Succesvol ontwikkelgesprek

Hoe bereidt u uw ontwikkelgesprek doelgericht voor?

In het beoordelingskader 2016 is het ‘ontwikkelgesprek’ als verplicht onderdeel opgenomen. De introductie ervan leidt vaak tot vragen. ‘’Waar moeten we het over hebben? Welke onderwerpen kunnen er met het panel besproken worden? Hoe moet het gesprek in het bezoekprogramma worden opgenomen? Wat moet er met de resultaten van het gesprek gebeuren?’’
Om u met het ontwikkelgesprek te ondersteunen heeft NQA de meest gestelde vragen en aandachtspunten voor u uitgewerkt.

Uitgangspunten (of ‘de feiten’)

  • Een goed uitgevoerd visitatie-en beoordelingstraject betekent dat, naast de feitelijke gerealiseerde kwaliteit, de belangrijkste ontwikkelingen zowel in de zelfevaluatie, tijdens de gesprekken als in de rapportage geadresseerd worden.
  • Het panel wordt benoemd op basis van hun kwalificaties om een zinvol oordeel te geven op de vier/elf standaarden van het beoordelingskader 2016. Zij worden niet benoemd op basis van hun expertise over de mogelijke ontwikkelingen waar de opleiding mee te maken heeft.
  • Het ontwikkelgesprek maakt geen deel uit van de beoordeling, noch van de rapportage die aangeboden wordt aan NVAO.
  • Het panel is verplicht in de rapportage naar NVAO eventuele verbeterpunten op te nemen. Verbeterpunten die vaak gekoppeld zijn aan ontwikkelingen in de interne en/of externe omgeving.
  • Het panel rapporteert niet (is daartoe niet verplicht) over het ontwikkelgesprek.
  • De instelling publiceert uitsluitend de conclusies die zij uit het ontwikkelgesprek trekt.
  • Het ontwikkelgesprek is volledig vormvrij. Dit geldt ook voor de wijze waarop de instelling de conclusies publiceert (zowel m.b.t. intern publiceren versus extern als aan wie)

Selecteren van onderwerpen voor het ontwikkelgesprek

  • Zijn er belangrijke ontwikkelingen die onvoldoende tot hun recht komen tijdens het reguliere visitatie-en beoordelingstraject of die gegeven het belang of de reikwijdte extra aandacht vragen?
  • Zijn er actuele ontwikkelingen die de visitatiegroep/het LOO als geheel raken en mogelijk interessant zijn om bij elk individueel ontwikkelgesprek te agenderen? Na afloop van alle visitatie- en beoordelingstrajecten kan dan binnen de visitatiegroep/het LOO op de gezamenlijke ontwikkelpunt(en) gereflecteerd worden, al dan niet in gesprek met de betrokken evaluatiebureaus.
  • Worden de ontwikkelingen al binnen de ontwikkelingsgerichte cultuur/kwaliteitscultuur met alle relevante stakeholders besproken en krijgen ze daar vanzelf richting?
  • Zijn de panelleden, gegeven hun kwalificaties, de juiste gesprekspartners om de ontwikkelingen mee te bespreken?

Vormgeving van het ontwikkelgesprek

Op dit moment onderscheiden zich drie hoofdstromen waarlangs het ontwikkelgesprek vorm krijgt:

Geïntegreerd ontwikkelgesprek: Ontwikkelingen kunnen integraal besproken worden tijdens de reguliere gesprekken waar de ontwikkelthema’s relevant voor zijn. Dit kan volledig integraal of met een aanvullend blok van bijvoorbeeld 10 minuten aan het eind van elk gesprek. Tijdens de terugkoppeling worden de conclusies uit de verschillende gesprekken terug gegeven. Deze werkwijze kan toegepast worden wanneer:

  • de ontwikkelingen onlosmakelijk deel uitmaken van de dialoog met het panel tijdens de gesprekken
  • de ontwikkelingen in de reguliere gesprekken op de meest natuurlijke manier besproken kunnen worden
  • de ontwikkelingen intern en met stakeholders al adequaat zijn geadresseerd
  • de ontwikkelingen onvoldoende aansluiten op de specifieke kwalificaties van de panelleden

Apart ontwikkelgesprek: Ontwikkelingen kunnen in een apart gesprek besproken worden. Het gesprek kan op elk moment in het programma worden opgenomen (vooraan in het bezoek, voor of na de terugkoppeling van de beoordeling, omdat:

  • de ontwikkelingen niet goed inpasbaar zijn naar aard en/of omvang in de reguliere gesprekken
  • de opleiding het apart bespreken van de ontwikkelingen een prettiger vorm vindt

Losstaand ontwikkelgesprek: Ontwikkelingen kunnen in een apart gesprek na oplevering van de definitieve rapportage of na het besluit van NVAO besproken worden omdat:

  • de ontwikkelingen dermate belangrijk zijn dat een apart gesprek op een ander moment gerechtvaardigd is
  • de opleiding er niet zo sterk voorstaat, waardoor de focus en spanning tijdens de bezoekdag geen ruimte laat voor een dergelijk gesprek
  • de opleiding beoordelen en ontwikkelen procesmatig volledig wil scheiden
  • de extra logistiek en kosten voor een gesprek op een later moment gerechtvaardigd zijn, gegeven voorgaande overwegingen

Tips vanuit de eerste ervaringen NQA

  • Bedenk vooraf welke thema’s in aanmerking komen voor het ‘ontwikkelgesprek’. Zoek niet krampachtig naar ontwikkelingen.
  • Zorg ervoor dat de ontwikkelingen aansluiten op de kwalificaties van de panelleden en de onderwerpen van het domein en/of beoordelingskader raken. Zo creëert u een waardevol gesprek.
  • Beperk het aantal te bespreken ontwikkelingen op basis van ‘less is more’ (1 à 2)
  • De opleiding heeft het initiatief tijdens het ontwikkelgesprek. Leun niet achterover ‘het panel komt wel’. Het is het gesprek waar de opleiding actief spart met het panel, niet andersom.
  • Wees alert op auditmoeheid aan het eind van de bezoekdag en de spanning die zowel vooraf als achteraf van de terugkoppeling mogelijk aanwezig is.
  • Bespreek vooraf de ontwikkelingen en gewenste inrichting van het ontwikkelgesprek met de secretaris NQA bij het afstemmingsgesprek.